האם אי פעם השתתפתם באירוע ותהיתם: "איך הם לא חשבו על זה עד הסוף?". באירוח אירוע עסקי יש כל כך הרבה פרטים, ולכן תכנון נכון הוא הדרך היחידה להביא להצלחה של אירוע כזה.
אנו מבינים שהמחשבה על ארגון אירוע יכולה להיות מלחיצה, אבל זה המקום שבו אנחנו נכנסים לתמונה. מתוך הניסיון הרב שלנו, יצרנו עבורכם את 'המדריך האולטימטיבי לתכנון אירועים עסקיים':
מהו אירוע עסקי?
ישנן סיבות מרובות לכך שחברה תארגן אירוע עסקי, לדוגמה:
- השקת מוצר חדש לשוק.
- לחגוג ולהעריך את אנשי הצוות על עבודתם הקשה.
- לספק הזדמנות לקשר ישיר בין העובדים, הלקוחות ובעלי העניין בחברה.
- להציג, לשווק ולקדם מוצרים קיימים.
- לטפח אחווה ואחדות בין הצוות.
- לעדכן משקיעים בהתקדמות החברה.
- לציין חגים והישגים.
- לתכנן אסטרטגיה וליישר קו לעתיד.
מה כדאי לקחת בחשבון בעת תכנון אירוע עסקי?
1. מציאת מטרה
המטרה של אירוע החברה שלכם היא ה"למה". למה אתם אוספים את הקהל? מה הייתם רוצים להשיג? קביעת המטרה של האירוע העסקי תבטיח שתזמינו את האנשים הנכונים למקום המתאים, ושתשתפו אותם בפעילויות רלוונטיות. מטרה ברורה הופכת את התכנון לנוח יותר ומספקת אפשרות לצפות בתמונה הגדולה.
2. בניית תקציב
התקציב שיוקצה לאירוע העסקי יקבע את הכיוון שלכם. לתכנון וביצוע נכונים, כדאי לתקצב 90% מהכספים הפנויים ולהשאיר 10% למקרי חירום והוצאות שונות. אם אתם מסתבכים עם בניית התקציב, הציצו במאמר "איך בונים תקציב מתאים לאירוע שלכם".
3. נושא האירוע
בחירת נושא היא קריטית לאירוע מוצלח. הזמנות, קישוטים, מוזיקה ותוכנית אומנותית, הנושא של האירוע משפיע על החוויה הכוללת. ודאו שהנושא מתאים למטרת האירוע ולקהל היעד שלכם, לדוגמה: לקהל הייטקיסטי כדאי לבחור נושא שיניב מסיבה קלילה עם שולחנות בר עגולים ובר משקאות, בעוד שלהשקת מוצר כדאי לבחור נושא כמו "עוצמה" או "ביטחון", שייתן לכם את הפירות המבוקשים.
4. קהל יעד
זהו את קהל היעד שלכם, והתאימו את האירוע כך שיענה על האינטרסים והצרכים שלהם. משקיעים, עובדים או לקוחות פוטנציאליים, לכל קהל ניתן וצריך להשתמש במוצרים שונים ובסגנון אחר של אירוע שיתאים עבורם.
5. השכרת ציוד לאירועים
השכרת ציוד מתאים לאירועים יכולה להקפיץ את האירוע שלכם ולהוריד לכם הרבה דאגות מהראש. השכרת כסאות, שולחנות, מזנונים, אוהלים וציוד נלווה מחברה מקצועית ואמינה תבטיח שיש לכם את כל הדרוש לאירוע חלק ומהנה.
