האורחים מגיעים לאירוע שלכם, מחוייכים ומאושרים. אחרי סבב ה"מזל טובים", הם סוף סוף מגיעים למקום המיועד עבורם ומתיישבים. אם אתם רוצים שהם יחוו אירוע נעים ומהנה, הם צריכים בעיקר דבר אחד – שיהיה להם נוח ונעים, והדבר יכול להיקבע על ידי השולחן שתבחרו לשכור.
מלבד הנוחות הפיזית, השולחן גם קובע את סגנון האירוע, האם זה אירוע מכובד ו"פנסי", אירוע קטן ואינטימי או אירוע המוני שנועד להפגיש אנשים רבים מסגנונות שונים. אז איך תדעו איזה שולחן לבקש מהחברה להשכרת ציוד לאירועים? הנה 5 טיפים לבחירת השולחן המתאים לאירוע שלכם:
1. סגנון האירוע
סגנון האירוע יהיה גורם מרכזי שישפיע על בחירת השולחן, כי השולחנות, בדומה לכסאות ולכלים שיהיו על השולחן, צריכים להיות קשורים לאירוע ולא תלושים מהמציאות. בשל כך, באירוע רשמי ורציני השולחנות יהיו אלגנטיים ורשמיים, בחתונת וינטג' השולחנות יהיו מעץ מלא ומעוצב, באירוע שיכלול יצירות כדאי להביא שולחנות פשוטים מעץ או ממתכת שלא נורא שיתלכלכו, וכדומה.
2. מטרת האירוע
גם אם אתם כבר יודעים שסגנון האירוע יהיה רשמי, קז'ואלי או אלגנטי, אתם צריכים לחשוב על מטרת האירוע. לדוגמה, אם אתם מארחים אירוע עסקי, אולי כדאי לכם לבחור שולחנות המתאימים לנטוורקינג ודיונים עסקיים. מצד שני, אם אתם מארחים אירוע חברתי, אולי תבחרו בשולחנות עגולים וקטנים יותר, המיועדים למינגלינג ומאפשרים ליושבים להרגיש יותר בנוח. כמובן שאם אתם מארחים אירוע גדול כדאי להשתמש בשולחנות ארוכים, כדי לחסוך מקום, ולאירוע קטן עדיפים שולחנות עגולים שיעניקו תחושה ואווירה אינטימית.
3. משתתפי האירוע
זהות המשתתפים באירוע תהיה גם גורם מרכזי בבחירת השולחן המתאים. האם מדובר באירוע משפחתי, שבו יש להפריד בין הילדים למבוגרים, ובין המשפחה הזאת למשפחה השנייה? האם מדובר באירוע עסקי שמארח חברות יריבות, שכל אחת צריכה שולחן קטן בנפרד? או שהוא מארח חברות דומות, שכדאי לחבר אותן בשולחנות גדולים כדי ליצור שיתופי פעולה חדשים? הם ילדים שדורשים שולחנות חזקים ועמידים לכל נזק, או חבורת טייקונים שצריכה שולחן אלגנטי וקלאסי? אחרי שתענו לשאלות האלו, יהיה לכם ביד פרמטר חשוב נוסף לבחירת השולחן המתאים.
4. מקום האירוע
אחד הגורמים החשובים ביותר הוא בכלל טכני: האם השולחנות נכנסים בעצם לאולם? חשוב מאוד לראות קודם כל את מקום האירוע, כדי לקבוע כמה שולחנות נכנסים בו ואיזה סגנון שולחנות לא יגרום לאולם להיראות צפוף ועמוס. לפי החלל אתם יכולים לקבוע האם עדיפים שולחנות קצרים או ארוכים, מלבניים או עגולים, או שבכלל אתם רוצים שהאירוע ייראה צפוף ועמוס בתמונות שיפורסמו בעיתונות.
5. הפרטים הקטנים
כמו בכל אירוע, גם כאן אתם חייבים לחשוב על הפרטים הקטנים. לדוגמה, אם מדובר באירוע חתונה צפוף, שבו צריך לפנות את השולחנות כדי להוסיף מקום לרחבת הריקודים – חשוב מאוד לוודא שהשולחנות מתקפלים בקלות ונערמים אחד על השני. מלבד זאת, חשוב להתאים את השולחנות לציוד הנוסף שהשכרתם, כמו המפות, המפיות והסכו"ם.
