כל מי שמחליט לתכנן בעצמו אירוע רוצה שהאירוע ייצא הכי מושלם שרק אפשר. אם תפיקו את האירוע ללא מחשבה מראש תקבלו אירוע שיהיה רחוק מאוד מהציפיות שלכם, אבל הרבה פעמים אנחנו פשוט לא יודעים מאיפה מתחילים לתכנן את האירוע. בדיוק בשביל מצבים כאלו כתבנו עבורכם את המדריך השלם לתכנון האירוע המושלם:

1. הגדירו יעדים ברורים

לפני תכנון אירוע כלשהו, חיוני להגדיר יעדים ברורים, שיקבעו את סוג האירוע שאתם רוצים לתכנן ומה אתם רוצים להשיג. לדוגמה, אם מדובר באירוע עסקי, אתם תרצו להגביר את המודעות למותג או ליצור לידים עסקיים חדשים. אם מדובר בחתונה, כדאי ליצור חוויה בלתי נשכחת ורומנטית עבור בני הזוג ואורחיהם.

2. קבעו את התקציב

אחד ההיבטים החשובים ביותר בתכנון אירוע מושלם הוא קביעת התקציב הנכון, על פי האמצעים הפיננסיים שעומדים לרשותכם לקראת האירוע. היו מציאותיים לגבי מה שאתם יכולים להרשות לעצמכם, והגדירו תקציב ספציפי לכל היבט של האירוע, כגון מיקום, קייטרינג, בידור, הגברה, תאורה וקישוטים. 

3. בחרו את המיקום הנכון

המיקום שבו ייערך האירוע יקבע כיצד האירוע יהיה. יש לבחור אותו בהתאם לסוג האירוע, מספר האורחים, והמטרות והיעדים של האירוע. אין ספק שלערוך חתונה על החוף זה מרגש ורומנטי, אבל לערוך באותו מקום מכירה פומבית של חפצי אומנות – זה קצת פחות מומלץ. זכרו שהמקום צריך להיות נגיש ונוח לכל האורחים, ושחשוב שתהיה בו מספיק חנייה, וכדומה.

4. השכירו את הציוד המתאים

כל אירוע דורש משהו אחר. השולחנות שתבחרו משתנים מאירוע קטן לגדול, באירוע חוץ צריך גם אוהלים ומזנוני אוכל, ועוד ציוד נלווה רב, וכסאות להשכרה לאירוע בת מצווש הם לא כסאות בר לאירוע עסקי. שימו לב שאתם בוחרים חברת השכרת ציוד לאירועים מקצועית מספיק, שתספק לכם בדיוק את מה שאתם צריכים לאירוע ואפילו תוכל לסייע לכם בהמלצות כאשר אתם מתלבטים.

5. תכננו את התפריט

גם בחירת התפריט משתנה בין אירוע לאירוע. לעיתים יש "נושא" לאירוע, וצריך להביא בו מזון מתאים, לעיתים צריך לבחור מזון בהתחשב בצרכים מיוחדים של האורחים (אלרגיות, טבעונות וכדומה), ולעיתים צריך לבחור במזון ברמה גבוהה מאוד, כדי שהאורחים יפתחו את כיסיהם לטובת המטרה שאותה אתם מקדמים.

6. קבלו המלצות

"אין חכם כבעל ניסיון". הדרך הטובה ביותר לערוך את האירוע המושלם היא פשוטה מאוד: תקשיבו להמלצות. חברים, משפחה, מכרים, שכנים, לכל אחד יש בסביבה אדם או שניים, לפחות, שהרימו אירוע בגודל כזה או אחר לאחרונה. לכולם יש סיפורים והמלצות, וטיפ טוב יכול לחסוך לכם כאב לב מיותר ולחסוך לכם הרבה כסף. בקשו טיפים בכל נושא אפשרי – לוקיישן, תקציב, חברת השכרת ציוד לאירועים וכן הלאה.

7. חשבו על התקלות מראש

לוגיסטיקה היא היבט חשוב בכל אירוע, ויש לתכנן אותה במפורט מבעוד מועד. זה כולל תחבורה, חניה, רישום ואבטחה. שימו לב שדאגתם לכל הדברים הקטנים (תגי שם, שקיות מתנה וכרטיסי שמות בשולחנות). לאחר מכן, נסו להעביר בראש תקלות אפשריות וצרו עבורם פתרונות שיהיו נוחים וזמינים לשליפה.

8. צרו ציר זמן

אל תתנו לאירוע להתפזר. צרו לעצמכם תוכניה מסודרת, שתראה לכם את הסדר שבו האירוע יתנהל ואת משך הזמן שאתם מקדישים עבור כל חלק בו. כמובן שאם אתם רואים שהכל זורם חלק או שהמצב דורש זאת – הרשו לאירוע לזרום בנינוחות גם למקומות אחרים.

9. שמרו על ראש גדול

אמנם חשוב שתהיה תוכנית גיבוי למקרה של בעיות בלתי צפויות, אבל כדאי מאוד שתשאירו לעצמכם מקום להתגמש. גם אם החלום שלכם היה שהצלם הזה יצלם את החתונה שלכם, ושהזמר ההוא יופיע בבת מצווש של הבת שלכם, תזכרו שאין דבר שאין לו תחליף, ושאולי דווקא בעל המקצוע החדש שתבחרו ירים את האירוע לגבהים שלא חלמתם עליהם.

10. תהנו מהאירוע

במהלך האירוע תקדישו זמן כדי להעריך את כל העבודה הקשה והמאמץ שהשקעתם בתכנון האירוע המושלם, ותהנו מהחוויה עם האורחים שלכם. תורידו קצת את הלחץ והדאגה שמכבידים לכם על הכתפיים, וצרו יחד עם האורחים שלכם רגעים בלתי נשכחים שישארו לנצח.

אצלינו ב"יהלום – השכרת ציוד לאירועים" תמצאו את הצוות המקצועי והמיומן ביותר, שיארגן לכם את כל הנדרש לאירוע, כך שתוכלו ליהנות ממנו בנחת ובשלווה.

צרו קשר כדי להפוך את האירוע שלכם לאירוע נוצץ ומלוטש!